О выдаче копий документов

За просрочку выдачи работнику документов штрафуют по-крупному

О выдаче копий документов

Известно ли вам, что работодатель может получить очень большой штраф, если просрочит выдачу работнику запрошенных им документов всего на один день? Гострудинспекция при проверках такие просрочки обнаруживает нередко. И штрафует! До обидного крупно штрафует за столь мелкие (по мнению директоров и кадровиков) нарушения.

Какие документы? Какие сроки? Какого размера штраф?

Расскажем обо всем по порядку.

Какие документы?

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать работнику:

– трудовую книжку (в целях обязательного социального страхования работника),

– копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы);

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя

– и другое.

Отметим, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Какие сроки?

Согласно той же статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать перечисленные документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления об их выдаче. Важно еще правильно считать этот срок. Не все кадровики знают, с какого дня считать трехдневный срок для выдачи документов по ст. 62 ТК РФ.

Заметьте, что мы говорим о выдаче документов не при увольнении, а во время работы сотрудника. При увольнении могут быть свои особенности. Например, справку, утвержденную приказом Минтруда № 182 н, работодатель должен выдавать в день увольнения без заявления работника. ГИТ штрафует за невыдачу этой справки работникам (без их заявления!) при увольнении.

Какие штрафы?

Несоблюдение сроков, установленных ст. 62 ТК РФ, – это нарушение, предусмотренное ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Что за него бывает?

Должностное лицо (которое обязано было вовремя выдать документ работнику) может получить предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб., а вот организация получит от 30.000 до 50.000 руб. Согласитесь, досадно получить такой штраф за одну «бумажку», просроченную на день-два.

Но обжалование размера штрафа в суде, его несоразмерности и несправедливости, успеха обычно не приносит.

Пример
Гострудинспекция оштрафовала на 32.000 руб. организацию за нарушение ст. 62 ТК РФ – невыдачу работнику в срок запрошенных им документов.

Работодатель обжаловал в суд постановление ГИТ. Просил изменить наказание на предупреждение. Ссылался на то, что ГИТ не учла смягчающие вину обстоятельства:

· выявленное нарушение было устранено,

· срок задержки отправки документов был несущественным;

· правонарушение совершено обществом впервые.

Работодатель надеялся на благосклонность суда, поскольку у нарушения не было существенных отрицательных последствий, не было и отягчающих вину общества обстоятельств.

Позиция суда:

«…ДД.ММ.ГГГГ ФИО1 обратилась с заявлением о выдаче копий документов к работодателю ООО «***». В нарушение установленного статьей 62 Трудового кодекса РФ срока (в течение трех рабочих дней) письмо о необходимости прибыть за подготовленными документами или дать согласие на отправку их по почте, было направлено работодателем в адрес ФИО1 лишь ДД.ММ.ГГГГ…

…Общество, имея возможность для соблюдения норм трудового законодательства, за нарушение которых Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность, не приняло все зависящие от него меры по их соблюдению, а потому обоснованно подвергнуто административному наказанию за совершение описанного выше деяния.
Таким образом, оснований для отмены оспариваемого постановления и его изменения в части назначенного наказания не нахожу, поскольку совершенное ООО «***» правонарушение посягает на институт трудовых правоотношений в части выдачи работнику в установленный законодательством срок документов, связанных с работой, и их копий, существенно нарушает права и законные интересы работника организации, прямо установленных Конституцией РФ и Трудовым кодексом РФ. Незначительное нарушение срока выдачи документов не является достаточным основанием для изменения наказания, назначенного обществу с учетом всех обстоятельств дела в пределах санкции статьи …»

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5cc7d721178ebe00b3e6e44a/za-prosrochku-vydachi-rabotniku-dokumentov-shtrafuiut-pokrupnomu-5cecda8711746200aed7e746

Четырнадцатыйарбитражный апелляционный суд

О выдаче копий документов

Порядок выдачи копий

судебных актов и других документов

(извлечение из раздела 101 Инструкции по
делопроизводству Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда)

1. Лица, участвующие в деле, и их представители (статья 40 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации) имеют право получать копии судебных актов, копии протоколов судебного заседания, копии аудиозаписи судебного заседания (далее – копии документов из дела).

Копии иных материалов дела арбитражным судом не изготавливаются и не удостоверяются.

2.

Копии документов дела органам дознания и следствия, судьям судебной системы Российской Федерации, Уполномоченному по правам человека в Российской Федерации и Уполномоченному по защите прав предпринимателей в субъекте Российской Федерации выдаются по мотивированному запросу о предоставлении подлинников или копий соответствующих документов из материалов судебного дела. Запрос рассматривается судом в разумный срок.

3. Копии судебных актов изготавливаются, удостоверяются и выдаются тем судом, в котором в момент обращения находится судебное дело. По заявлению лиц, участвующих в деле, копия судебного акта может быть изготовлена иным судом, рассматривавшим дело, путем распечатывания текста судебного акта из КАД, им удостоверена и выдана.

Выдача копий аудиозаписи производится при предоставлении лицом, участвующим в деле, электронного носителя.

4. Повторная выдача копий судебных актов производится по заявлению лиц, участвующих в деле. Повторно изготавливается лишь одна повторная копия судебного акта, удостоверенная судом.

По мотивированному ходатайству лица, участвующего в деле, ему может быть изготовлено требуемое количество копий судебного акта.

5. Заявления (ходатайства) на выдачу копий документов подаются письменно в группу приема и обработки корреспонденции отдела делопроизводства (сдаются лично, направляются по почте, по факсу (8172) 72-84-68, через ресурс «Мой арбитр»).

В заявлении необходимо указать номер дела, фамилию и инициалы судьи-докладчика, копию какого документа необходимо получить, наименование и почтовый адрес лица, подавшего заявление, номер контактного телефона. В заявлении указывается на возможность получения документа непосредственно в суде (на руки).

К заявлению прилагается документ, подтверждающий полномочия, а также в необходимых случаях электронный носитель.

Заявления о выдаче копий документов из дела регистрируются в АИС «Судопроизводство».

6. Копии документов могут быть вручены непосредственно в арбитражном апелляционном суде под расписку либо направлены арбитражным апелляционным судом по почте по месту нахождения адресата.

Копии документов изготавливаются арбитражным судом в разумный срок, не превышающий, как правило, трех рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

7. О дне выдачи копий документов ответственный работник суда уведомляет заявителя по телефону или по адресу электронной почты.

В день обращения выдача копий документов возможна при наличии разрешающей резолюции судьи и достаточного времени на их подготовку.

При одновременном заявлении об ознакомлении с материалами дела и выдаче копий документов из дела копии документов выдаются в назначенный для ознакомления с материалами дела день.

8. Для получения копий документов заинтересованное лицо обязано представить документы, подтверждающие полномочия в соответствии со статьей 61 АПК РФ, и документ, удостоверяющий личность.

На основании доверенности действуют:

  • представители лиц, участвующих в деле, в том числе адвокаты;
  • представительство и филиал юридического лица (доверенность выдается юридическим лицом);
  • сотрудники Аппарата Правительства Российской Федерации (далее – Правительство) в случае предъявления в арбитражный суд исковых требований или иных требований к Правительству;
  • должностное лицо федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему органов, уполномоченное действовать в интересах Правительства (доверенность подписывается руководителем (заместителем руководителя) соответствующего федерального органа исполнительной власти);
  • иные работники прокуратуры (за исключением прокуроров) (доверенность подписывается прокурором).

Без доверенности, но на основании иных документов, удостоверяющих полномочия, копии могут получить:

  • руководитель организации, действующий от имени организации в пределах полномочий, предусмотренных федеральным законом, иным нормативным правовым актом или учредительными документами (устав, положение), документами, удостоверяющими служебное положение (протокол об избрании или приказ о назначении на должность) (пункт 11 постановления Пленума ВАС РФ от 09.12.2002 № 11);
  • законные представители при предъявлении суду документов, удостоверяющих их статус и полномочия (например, ликвидируемое предприятие представляет уполномоченный представитель ликвидационной комиссии; недееспособных граждан представляют их законные представители – родители, усыновители, опекуны или попечители);
  • арбитражный управляющий (временный управляющий, внешний управляющий, конкурсный управляющий) на основании надлежаще заверенной копии определения суда первой инстанции об утверждении его арбитражным управляющим, принятого в деле о несостоятельности (банкротстве);
  • прокурор субъекта Российской Федерации, заместитель прокурора, старший помощник, помощник прокурора, старший прокурор, прокурор управления, отдела (служебное удостоверение);
  • федеральные министры, руководители иных федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, на основании направленных им Аппаратом Правительства документов, поступивших в Правительство, представляют Правительство в случае предъявления в арбитражный суд исковых или иных требований к Правительству (постановление Правительства от 01.06.2004 № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»);
  • участник полного товарищества и товарищества на вере на основании учредительного договора (статьи 72, 84 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ));
  • аккредитованная организация (статья 1244 ГК РФ), подтвердившая свое право на обращение в суд за защитой прав конкретного правообладателя (или неопределенного круга лиц в случае, предусмотренном абзацем вторым пункта 5 статьи 1242 ГК РФ) свидетельством о государственной аккредитации.101.1.9.

Документом, удостоверяющим личность, является:

  • паспорт гражданина Российской Федерации – для граждан Российской Федерации;
  • паспорт иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность – для иностранных граждан;
  • документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;
  • разрешение на временное проживание; вид на жительство; иной документ, предусмотренный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность, – для лиц без гражданства.

9. До выдачи копии документа ответственный работник суда проверяет полномочия лица, прибывшего для получения копии.

10. В случае отсутствия документов, указанных в пункте 8, выдача копий не производится.

11. При получении копии судебного акта получатель расписывается на оборотной стороне подлинника судебного акта, а в остальных случаях – на заявлении, с указанием наименования представляемого лица, участвующего в деле, фамилии, имени, отчества, реквизитов предъявленных документов, указанных в пункте 8, даты получения документов.

12. Заявление на выдачу копий документов, а также копии документов, удостоверяющих личность, и полномочия лица, получившего копии документов, приобщаются по резолюции судьи к материалам дела.

13. Неполученные в день ознакомления копии аудиозаписи судебного заседания подшиваются в судебное дело вместе с заявлением об их изготовлении и могут быть выданы (направлены по почте с сопроводительным письмом за подписью начальника отдела делопроизводства) при наличии соответствующего ходатайства заявителя и судебного дела.

14.. Неполученные в назначенный день копии документов направляются почтовым отправлением с уведомлением о вручении по указанному заявителем адресу.

В случае возвращения в арбитражный суд неполученных по почте копий документов, до направления их в суд первой инстанции для приобщения к материалам дела, они могут быть выданы заинтересованному лицу при предъявлении документов, указанных в пункте 8.

При этом получатель расписывается на почтовом конверте с указанием реквизитов, перечисленных в пункте 11.

Источник: https://14aas.arbitr.ru/process/poryadok_vydach

Какие документы может запросить работник

О выдаче копий документов

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2018/zapros_dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.